TOP Ö 9: Art der Protokollführung in Gemeinderats- und Ausschusssitzungen

Bürgermeister Dr. von Dobschütz berichtet, dass die Niederschriften der Gemeinderats- und Ausschusssitzungen ein großer Zeitfresser in der VG Diespeck sind. Die Kolleginnen und Kollegen sind aufgrund der Fülle an Sitzungsterminen oftmals lange mit der Anfertigung der Protokolle beschäftigt. Dies führt auf Seiten der Gemeinderatsmitglieder immer wieder zu Verdruss. Außerdem ist dies ein großer Personalkostenfaktor, können doch in dieser Zeit wichtige Projekt- und Sachbearbeitungsvorgänge nicht vorangetrieben werden.

 

Vor diesem Hintergrund hat der Gemeinschaftsvorsitzende bereits Diktiersoftware in der Verwaltung eingeführt. Eine weitere, spürbare Erleichterung wäre allerdings zudem die Anfertigung von Ergebnisprotokollen. D.h. in solchen Protokollen würde nicht mehr jede Wortmeldung mit Namensnennung vermerkt, sondern lediglich die wesentlichen Ergebnisse der Sitzung oder wichtige Eingaben aus dem Gemeinderat festgehalten. Anfragen und Wünsche würden dabei freilich ebenfalls in das Protokoll aufgenommen.

§ 33 der Geschäftsordnung in der Fassung vom 09. Mai 2014 verweist zu der Anfertigung der Niederschriften auf Art. 54 Abs. 1 GO Bayern. Diese bemerkt hierzu: „Die Verhandlungen des Gemeinderats sind niederzuschreiben. Die Niederschrift muss Tag und Ort der Sitzung, die Namen der anwesenden Gemeinderatsmitglieder und die der abwesenden unter Angabe ihres Abwesenheitsgrundes, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis ersehen lassen.“ Ein Ergebnisprotokoll wäre also auch rechtlich abgesichert. Viele Gemeinden praktizieren diese Form der Niederschrifterstellung bereits.

 

Wenn gewünscht, können Wortbeiträge freilich auch weiterhin explizit aufgenommen werden, wenn dies vom jeweiligen Redner(in) verlangt wird.

 

Grundsätzlich vorstellbar ist auch die (zusätzliche) Audioaufnahme der Gemeinderatssitzung, wenn dies gewünscht wird.

In der anschließenden Diskussion wird die unterschiedliche Betrachtungsweise der Mitglieder des Gemeinderates deutlich. So wird einerseits ein Ergebnisprotokoll als ausreichend gesehen. Andererseits könnte es bezüglich der Diskussion etwas umfangreicher sein, oder vielleicht von jedem etwas. Nicht gewünscht sind nach einhelliger Meinung „Audioaufnahmen“ aber dafür die schnellere Erstellung der Protokolle. Vom Schriftführer wird betont, dass die Erstellung der Niederschriften eine sehr zeitintensive Angelegenheit bei der auch eine hohe Konzentration erforderlich ist darstellt, die zusätzlich zum Publikumsverkehr während der normalen Stunden zu absolvieren ist.

Der Gemeinderat beschließt, dass über die Sitzungen der Gremien der Gemeinde Diespeck nur noch Ergebnisprotokolle möglichst zeitnah angefertigt werden sollen.